UŁATWIAMY ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI
Nasza platforma ułatwia podpisywanie, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów, które Twoja organizacja wprowadza do obiegu. Dzięki nam łatwo i szybko podpiszesz dowolny dokument, czy to na komputerze, tablecie czy smartfonie, oraz będziesz w stanie w dowolnym momencie go odszukać i sprawdzić kiedy i przez kogo został podpisany.
JAK TO DZIAŁA?
W naszym systemie łatwo stworzysz szablony dokumentów zawierające treści stałe, ale również dostaniesz możliwość określenia miejsc, gdzie system ma zastąpić treść szablonu danymi z bazy. Jeśli przykładowo w treści szablonu użyjesz nazwy zmiennej #IMIĘ#, to podczas tworzenia dokumentu dla osoby o imieniu Jan w miejscu zmiennej #IMIĘ# pojawi się słowo Jan, a w dokumencie pisanym do Wandy pojawi się słowo Wanda.
Dostępny jest szereg różnych zmiennych, których zakres odpowiada potrzebom większości użytkowników, np. nazwa, imię, nazwisko, adres, kod pocztowy, miejscowość, pesel, data itp.
Jako Użytkownik naszego systemu możesz stworzyć bazę osób, firm lub organizacji, do których będziesz kierować Twoje dokumenty. Po przygotowaniu ich do podpisania, dokumenty trafią do odpowiednich osób za pośrednictwem wiadomości email, lub zostaną udostępnione na tablet lub smartfon poprzez dedykowaną aplikację mobilną.
W momencie rozsyłania dokumentów wszystkie zmienne zawarte w szablonie zostaną zamienione na odpowiednie wartości – dla każdej osoby, firmy lub organizacji niezależnie. W efekcie do końcowego użytkownika trafi dokument, który zawiera wyłącznie spójną treść.
Każdy odbiorca dokumentu przekazanego za pośrednictwem wiadomości email lub aplikacji mobilnej może taki dokument podpisać. Jeżeli zawarta jest w nim prośba o przekazanie lub uzupełnienie informacji, odbiorca dokumentu ma również możliwość ich dopisania.
Po upewnieniu się, że dokument zawiera wymagane treści i jest zgodny z jego wolą, adresat może dokonać jego podpisu, po czym dokument taki, wraz z podpisem i datą jego złożenia, trafią natychmiast do bazy danych systemu, gdzie będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
NAJWAŻNIEJSZE CECHY
Dostęp online
System umożliwia dostęp do dokumentów dowolnej liczbie osób z Twojej organizacji za pośrednictwem internetu.
Szybki podpis
Dajemy możliwość składania podpisu pod dokumentami w formie odręcznego śladu naniesionego za pomocą komputera, tabletu lub smartfona.
Wyszukiwanie w bazie
Jeśli odszukanie podpisanej zgody lub dowolnego dokumentu zajmowało Ci dotąd dużo czasu – teraz jest to łatwe i szybkie.